Hoe e-mailmappen voor specifieke mensen in Outlook te maken

Standaard wordt elke e-mail die u via Microsoft Outlook ontvangt automatisch in uw hoofdinbox geplaatst. Het is echter vaak handig om berichten in mappen te organiseren op basis van wie ze heeft verzonden. U kunt dit doen om automatisch e-mails van een belangrijke leverancier of klant te markeren of om e-mails van een mailinglijst te scheiden. Wat de reden ook is, u kunt eenvoudig een regel maken in Outlook om bepaalde e-mails automatisch in bepaalde mappen te plaatsen.

Maak een map in Outlook

Met Outlook kunt u mappen maken om uw e-mail naar eigen inzicht in te delen. Dit zijn een aanvulling op standaardmappen zoals je inbox, outbox, map en conceptenmap.

Als u een map wilt toevoegen, klikt u met de rechtermuisknop in de lijst met mappen en klikt u op 'Map toevoegen'. Typ een naam voor de map en druk op Enter.

U kunt berichten tussen mappen slepen om ze met de hand te ordenen of stel Outlook-filterregels in om ze naar de gewenste map te verzenden op basis van verschillende kenmerken.

Stel e-mailregels voor Outlook in

U kunt in Outlook een regel maken om op te geven hoe een bepaalde set e-mail wordt verwerkt.

Klik hiervoor met de rechtermuisknop op een bericht met het kenmerk waarin u bent geïnteresseerd en klik vervolgens op 'Regels'. U wordt gevraagd of u een regel wilt maken op basis van wie de e-mail heeft verzonden en ontvangen. Als u dat doet, klikt u op die optie. Als u meer opties wilt bekijken, zoals regels op basis van het domein, zoals example.com, die de e-mail of de inhoud van de onderwerpregel hebben verzonden, klikt u op 'Regel maken'.

Vervolgens wordt u gevraagd wat Outlook moet doen met e-mails die aan de regels voldoen. Klik op het vak "Verplaats item naar map " en selecteer een map als u e-mails wilt plaatsen die overeenkomen met die regelset in een bepaalde map. Klik op "OK" om de regel op te slaan.

U wordt gevraagd of u de regel wilt uitvoeren voor berichten die al zijn ontvangen. Als u dit doet, klikt u op 'OK'.

Voer regels uit voor bestaande e-mail

Als u een regel wilt uitvoeren op bestaande berichten nadat u deze hebt gemaakt, laat Outlook u dat doen. Klik eerst op het tabblad 'Bestand'. Klik op 'Regels en waarschuwingen beheren ' en klik onder 'Regels voor e-mail' op 'Regelregels nu uitvoeren'.

Vink het vakje aan naast elke regel die u wilt toepassen. Kies de mappen waarop u de regels wilt toepassen met de selector "In map uitvoeren" . Kies bij 'Regels toepassen op' of u de regels op alle berichten wilt toepassen of alleen voor het lezen of ongelezen van berichten. Klik op "Nu uitvoeren" om de regel uit te voeren.

Een bestaande regel verwijderen

U kunt van gedachten veranderen over een van uw e-mailfilterregels. Als dat gebeurt, kunt u het verwijderen.

Klik op het tabblad "Bestand" en klik vervolgens op "Regels en waarschuwingen beheren". Kies onder Regels voor e-mail de regel die u wilt verwijderen. Klik op de knop "Verwijderen". Klik wanneer u daarom wordt gevraagd op "OK" om te bevestigen dat u de regel wilt verwijderen.

Bestaande e-mail die al is verwerkt door de regel, wordt niet beïnvloed.

Test uw e-mailregels

Het is een goed idee om een ​​e-mailregel te testen zodra u deze hebt gemaakt om te controleren of deze correct werkt. U kunt dit doen door de regel toe te passen op bestaande berichten wanneer hierom wordt gevraagd of door te wachten op een e-mail die overeenkomt met de regel om aan te komen.

Als de regel van toepassing is op de persoon die een bericht verzendt, kunt u wachten tot die persoon u een bericht stuurt of, als het een collega of vriend is, hem vragen u een testbericht te sturen. Controleer of het bericht wordt gerouteerd naar de speciale map of naar uw gewone inbox. Als het bericht niet naar de juiste plek gaat, probeert u de regel te verwijderen en probeert u deze opnieuw te maken.