Hoe wordt het budgetteringsproces geïntegreerd en gecommuniceerd om strategische doelen te bereiken?
Effectieve bedrijfsleiders stellen een rigoureus budgetproces in dat ervoor zorgt dat alle afdelingen hun programma's afstemmen op de strategische doelstellingen van het bedrijf. Onderdeel van het proces is het regelmatig communiceren met alle verantwoordelijke aanwijzers, zodat het resulterende bedrijfsbudget een samenhangend plan voor het komende jaar weerspiegelt. Reguliere statusvergaderingen, prompte distributie van de meest actuele gegevens en strenge beoordelingen leveren de meest accurate financiële overzichten op. Een geïntegreerd budgetproces culmineert in de juiste niveaus van autoriteit die uitgaven en investeringen goedkeuren.
Een schema opstellen
Het opstellen van een planning voor het budgetproces zorgt ervoor dat checkpoints tijdens het proces worden gehaald. Dit helpt het personeel om ervoor te zorgen dat werk tijdig wordt gepland en specificeert hoe lang personeel informatie moet verzamelen en beslissingen moet nemen. De tijdsduur hangt af van de complexiteit van de organisatie. Gewoonlijk begint het begrotingsproces in het laatste kwartaal van het vorige fiscale jaar.
Identificeren van mensen van elke afdeling om deel te nemen
De eerste stap van het planningsproces bestaat meestal uit het identificeren wie het definitieve budget coördineert en welk personeel de gegevens van hun organisatie inbrengt. Door de vereiste invoer, documentindelingen, risico's en afhankelijkheden vroeg in het proces te definiëren, zorgt de coördinator ervoor dat alle contribuanten de vereisten erkennen en zich ertoe verbinden de deadlines te halen.
Het vestigen van rollen en verantwoordelijkheden
Het volgende deel van het proces omvat het communiceren van de rollen en verantwoordelijkheden. Sjablonen en formulieren moeten voor iedereen toegankelijk zijn. Als mensen training nodig hebben over het invullen van de vereiste formulieren, biedt de coördinator workshops, seminars of zelfstudie aan het begin van het proces om vertragingen bij de voltooiing later te voorkomen.
Zorgen voor een Return on Investment
Om de strategische doelen van een bedrijf te bereiken, moet al het gefinancierde werk worden afgestemd om deze inspanningen te ondersteunen. Succesvolle leiders stellen doelen vast die specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en in de tijd beperkt zijn (SMART). Elk gebruik van het geld van het bedrijf moet een return on investment tonen of de inspanning wordt verspild. Een afdeling verdeelt zijn budget, afhankelijk van zijn vermogen om deze doelen te ondersteunen met relevante activiteiten. De afdelingen zijn het eens over de formules die worden gebruikt voor het berekenen van belangrijke gegevens, vaak op basis van industriestandaarden. De Society for Human Resource Management biedt bijvoorbeeld calculators voor het bepalen van de "gemiddelde kosten van voordelen per werknemer" en andere meeteenheden.
Valutatie van aannames
Elke afdeling moet onderzoek uitvoeren om de huidige prijzen te valideren met leveranciers, zakelijke partners en klanten. Prognoses kunnen noch te pessimistisch, noch te optimistisch zijn om nuttig te zijn. Elk budget moet details bevatten per activiteit in categorieën, zoals ontwerp, activiteiten, marketing, training, onderzoek, productie of ondersteuning. Wanneer een bedrijf zijn missie en strategische doelen duidelijk definieert en communiceert, kan elk departement zijn werkzaamheden afstemmen op het behalen van de doelstellingen en bepalen welke financiële middelen het nodig heeft. Door alle afdelingen bij het budgetproces te betrekken, verbeteren bedrijfsleiders de nauwkeurigheid van budgetgegevens. Zodra elke afdeling zijn begroting indient, moet deze worden goedgekeurd door de juiste managementniveaus. Vanwege de voortdurende samenwerking tijdens het hele proces, zijn er meestal geen verrassingen aan het einde.