Wat zijn de voordelen van kilometervergoeding?
Het vergoeden van werknemers en freelancers voor mijlrijden terwijl ze in het veld zijn, valt onder "secundaire arbeidsvoorwaarden" voor federale belastingdoeleinden. Zowel werknemers als werkgevers kunnen profiteren van een terugbetalingsprogramma, hoewel een zorgvuldige administratie noodzakelijk is om deze voordelen te maximaliseren. Het niet correct documenteren van vergoedingen voor werknemers kan betekenen dat deze betalingen als inkomsten worden aangegeven, wat leidt tot hogere belastingplicht.
Snellere werkgeldvergoeding
Onafhankelijke aannemers en werknemers kunnen bedrijfsaftrek verliezen voor het accepteren van kilometervergoedingen, maar hierdoor kunnen deze werknemers onmiddellijk contanten ontvangen. Het alternatief is het betalen van de gas- en andere autokosten uit eigen zak en wachten tot het einde van het jaar om die geaccumuleerde kosten te gebruiken voor netto belastingaftrek. Hoewel dit de belastingaanslag kan verlagen, betekent dit nog niet dat werknemers restituties van de federale overheid ontvangen. In ieder geval met werkgeversvergoeding weten professionals dat ze een vorm van geldelijke vergoeding ontvangen voor mijlen die worden gereden voor werkdoeleinden.
Het bijhouden van uitgaven aan werknemers
Door te eisen dat medewerkers uitgavenrapporten voor reizen indienen, kan een bedrijf ongeveer bijhouden hoe elke werknemer tijd in het veld doorbrengt. Een werkgever kan ook de uitgaven van medewerkers buiten het kantoor regelen door bestedingslimieten in te stellen voor elke werknemer. Een werkgever kan bijvoorbeeld een dagelijkse limiet van $ 50 instellen voor kilometervergoeding. Alle kosten die over dit bedrag worden gemaakt, blijven de verantwoordelijkheid van de werknemers in het veld. Dit helpt de kosten van een bedrijfscontrole terug te betalen en helpt excessieve uitgaven te beperken door werknemers die denken dat ze niet verantwoordelijk zijn voor de kosten.
Voordelen voor werknemersinkomen
Werknemers die alle subsidiabele uitgaven rapporteren en eventuele extra vergoedingen terugstorten, geven op deze manier ontvangen geld niet aan als inkomen. Zowel werknemers als werkgevers hebben geen wettelijke verplichting om belasting te onttrekken aan dit inkomen, inclusief sociale zekerheid en Medicare belastingen, volgens de Internal Revenue Service. Het verplichten van alle medewerkers om overtollige contante uitbetalingen voor kilometervergoeding te retourneren is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat werkgevers en werknemers geen vereisten voor belastingheffing hebben. Als u dit niet doet, kan dit resulteren in boetes en IRS-audits.
Belastingaftrek voor bedrijven
Bedrijven die ervoor kiezen om werknemers te vergoeden voor gereden miles terwijl ze in het veld zijn, kunnen deze uitgaven als zakelijke uitgaven claimen en gebruiken om ze netto af te trekken van federale belastingaangiften. Dit helpt bedrijven de totale belastingplicht te verlagen en kan zelfs belastingterugbetalingen genereren voor deze bedrijven, afhankelijk van de belastingstatus van andere financiële categorieën. De IRS houdt de aftrek van vergoedingen nauwlettend in de gaten en staat geen uitgaven toe die hij als overdadig of buitengewoon beschouwt.