Inventarisatiemethoden en beheersystemen

Een bedrijf dat goederen uit voorraad verkoopt, moet beslissen hoe het de voorraadkosten zal administreren en hoe het de fysieke voorraad zal beheren. Drie basiskeuzes met betrekking tot voorraadmethoden zijn de telmethode, de methode voor het toewijzen van kosten en de methode voor het waarderen van eindvoorraden. U configureert een voorraadbeheersysteem om te werken op basis van de methoden die u kiest. De beste systemen behandelen alle aspecten van voorraadadministratie en -beheer.

Inventaris bijhouden

De meest fundamentele beslissing is hoe u de voorraad bijhoudt. Onder de methode van de periodieke voorraad neemt u aan het einde van de periode een fysieke telling van de voorraad bij de hand. U volgt de kosten van de voorraad die u koopt tijdens de periode in het aankopenaccount. Aan het einde van de periode draagt ​​u het saldo van de inkooprekening over naar de voorraadrekening. Onder de perpetual inventory-methode houdt u alle bonnen, bewegingen en verkopen van voorraaditems in realtime bij, normaal gesproken met behulp van geautomatiseerde gadgets zoals streepjescodelezers, identificatielabels voor radiofrequenties en kassa's voor verkooppunten. Als u nauwkeurige records bijhoudt, hoeft u mogelijk geen fysieke telling te doen als u de eeuwigdurende voorraadmethode gebruikt.

Kosten identificeren

Het Internal Revenue System biedt drie methoden om kosten te identificeren. Het raadt aan dat u de methode "specifieke identificatie" gebruikt wanneer dit mogelijk is. Deze methode identificeert de kosten van elk aandeel afzonderlijk, maar is alleen geschikt voor items met een hoog ticket, zoals auto's en bont. Als u niet specifiek elk afzonderlijk item kunt identificeren, stelt u een methode voor kostenstromen vast, hetzij "first in, first out", FIFO genaamd, of "last in, first out", genaamd LIFO. Deze methoden behandelen de volgorde waarin u kosten toewijst aan verkochte goederen, niet de werkelijke fysieke goederenstroom. LIFO heeft verschillende submethoden die u verschillende manieren bieden om kosten te verantwoorden. De prijzen stijgen onder normale omstandigheden, dus het kiezen van LIFO resulteert meestal in de hoogste kosten van verkochte goederen en het laagste belastbare inkomen.

Voorraad waarderen

Net als bij het identificeren van kosten, biedt de IRS u drie opties voor het waarderen van voorraad. De eenvoudigste methode is de kostenmethode, waarbij u voorraad en aankopen waardeert ten koste van de aanschaf. Algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving in de Verenigde Staten bepleiten het gebruik van de "lower of cost or market" -methode. Volgens die methode markeert u de waarde van de voorraad waarbij de marktprijs voor de verkoop van de goederen onder uw acquisitiekosten daalt. De korting verhoogt de kosten van verkochte goederen en vermindert dus het belastbaar inkomen - het is een belastingaftrek. De IRS staat ook de verkoopmethode toe, waarin u uw kostprijs van verkochte goederen schat door de historische verhouding tussen kosten en detailhandelsprijzen toe te passen op uw verkoopopbrengsten voor de periode. U kunt dan de waarde bepalen van het beëindigen van de voorraad, die gelijk is aan de kosten van de goederen in min hand van de verkochte goederen.

Voorraadbeheersystemen

Voor een kleine bewerking kan het voorraadbeheersysteem een ​​reeks papieren grootboeken zijn. De meeste bedrijven gebruiken computersystemen van verschillende verfijning. U hebt ten minste een voorraadbeheersysteem nodig om voorraadaantallen, aankopen, bestellingen, verkochte voorraad, overboekingen en picklijsten bij te houden. Met de meeste systemen kunt u lijsten met voorraaditems, leveranciers, klanten en opslaglocaties beheren. Systemen die geavanceerder zijn, integreren met andere accountingmodules, zoals debiteuren- en crediteurenadministratie. Als u de eeuwigdurende voorraadmethode gebruikt, wilt u dat uw voorraadbeheersysteem externe elektronische invoer van voorraadontvangsten, verkopen en bewegingen accepteert. Een andere wenselijke functie is automatisch herschikken wanneer de voorraadniveaus dalen. Alle voorraadbeheersystemen moeten u toelaten een breed scala aan rapporten te genereren om u te helpen uw inventaris te beheren en te verantwoorden.

Aanbevolen