Voorraadbudgetanalyse
Een voorraadbudgetanalyse is een kwantitatieve evaluatie die kostenramingen vergelijkt met de werkelijke kosten. Een gewenste waardering van eindvoorraden bepaalt wat een bedrijf van plan is te kopen en hoeveel voorraad het voornemens is te houden gedurende een bepaalde periode. Inkoopkosten, kosten houden en hoeveel, als die er zijn, worden allemaal een rol bij het evalueren van een voorraadbudget en het beheersen van voorraadkosten.
Betekenis
Een voorraadbudget is een schatting van de 'beste schatting' van de hoeveelheid werkkapitaal die een bedrijf nodig heeft om te beleggen in voorraadactiva. Analyse kijkt achter de cijfers om te zien of items die worden gebruikt voor voorraadbegrotingplanning, zoals verkoopprognoses en interne voorraadcontroles, on target zijn of moeten worden gewijzigd. Het is van cruciaal belang ervoor te zorgen dat schattingen en feitelijke voorraadkosten zo goed mogelijk overeenkomen, omdat een voorraadbudget 45 tot 90 procent van de totale kosten van een bedrijf kan uitmaken.
Bottom-Up Approach
Verkoopprognoses vormen de basis van een voorraadbudget. Om deze reden wordt bij een inventarisatiebudgetanalyse meestal een bottom-upbenadering gehanteerd die begint met het evalueren van de nauwkeurigheid van verkoopprognoses. Van verkoopprognoses komt een voorraadplan en van daaruit worden er bestellingsschattingen gemaakt die het plan ondersteunen en ervoor zorgen dat aan de vraag wordt voldaan zonder voorraadoverschotten te creëren. Als de verkoopprognoses juist zijn en de voorraadomzet aan de verwachtingen voldoet, mag de voorraad die aan het einde van een maand beschikbaar is, niet langer zijn dan de vooraf bepaalde voorraadvereisten.
Leveranciersanalyse
Een analyse van het voorraadbudget bevat ook een blik op productleveranciers. Productkosten, leveranciersvoorwaarden en tijdige levering spelen allemaal een rol bij het bepalen of het bedrijf op zoek moet gaan naar een alternatieve leverancier of leveranciers. Prijsvergelijkingen zijn altijd een goed idee, ongeacht of budgetschattingen in overeenstemming zijn met de werkelijke uitgaven. Voorraadarchieven zoals inkooporderbestanden, prijslijsten en out-of-stockbladen kunnen van pas komen bij het uitvoeren van een grondige leveranciersanalyse.
Interne controle Evaluatie
Zelfs als de verkoopprognoses juist zijn, zijn de productkosten onder controle en is de levering altijd op tijd, kunnen de begrotingsramingen mogelijk niet overeenkomen met de werkelijke kosten als de interne controles niet effectief zijn. Diefstal van werknemers, verspilling en onopzettelijke of opzettelijke inconsistenties bij het invoeren van gegevens kunnen grote schade aanrichten in een voorraadbudget. Een telling van de feitelijke voorraad kan de werkelijke voorraadwaardering afstemmen op wat op papier wordt weergegeven. Willekeurige en geplande inventarisprocesaudits kunnen effectief zijn bij het opsporen van fraude, verspilling of inconsistenties.