Het belang van de organisatiestructuur voor een bedrijf

De organisatiestructuur, vaak het organigram genoemd wanneer deze op papier wordt gezet, is een essentiële tool voor het topmanagement om te gebruiken bij het plannen van de medewerkers die nodig zijn om het bedrijf efficiënt en kosteneffectief te runnen. Het voorbereiden van de grafiek helpt ervoor te zorgen dat er geen noodzakelijke posities worden overgeslagen en er zijn geen afdelingen met overtollig personeel.

Rapportageverhoudingen definiëren

De organisatiestructuur toont elke medewerker aan wie ze rapporteert, voor welke functionele gebieden zij verantwoordelijk is en wie naar haar rapporteert. Deze duidelijke bevoegdheidsregels voorkomen verwarring omdat twee toezichthouders tegenstrijdige aanwijzingen geven aan een werknemer. Sommige bedrijven hebben een meer complexe structuur met indirecte rapportagerelaties, die vaak relaties met stippellijnen worden genoemd. Deze zijn van toepassing op situaties waarin een werknemer op frequente basis contact heeft met een supervisor in een andere afdeling en die supervisor de bevoegdheid heeft om een ​​speciaal project van die medewerker aan te vragen, zoals het opstellen van een financieel rapport.

Optimalisatie van de span of Management

De organisatiestructuur verandert van vorm naarmate het bedrijf na verloop van tijd groeit; meestal worden meer niveaus toegevoegd. In een startend bedrijf met vijf teamleden kan iedereen vanuit een praktisch standpunt rapporteren aan de bedrijfseigenaar. Wanneer een aanzienlijke groei van het aantal personeelsleden optreedt, verandert de ondernemer de structuur en creëert hij managementposities onder hem aan wie personeelsleden rapporteren. Dit zorgt ervoor dat de CEO niet al te veel management heeft - te veel mensen rapporteren direct aan hem dan hij effectief kan controleren.

Project planning

Bedrijven initiëren vaak projecten die de deelname van verschillende afdelingen binnen de organisatie vereisen. Het topmanagement gebruikt het organigram om het grotere project op te splitsen in kleinere taken en vervolgens de personen te selecteren die bij het project zijn betrokken en die verantwoordelijk zijn voor de voltooiing van elke projectstap. De organigrammenlijst toont het volledige scala aan personele middelen dat beschikbaar is in het hele bedrijf.

Reorganisatie faciliteren

Bedrijven die te maken hebben met moeilijke financiële tijden, moeten mogelijk inkrimpen of personeel inkrimpen om personeelskosten te besparen. Het topmanagement moet worstelen met de moeilijke vraag welke posities moeten worden weggenomen. De uitdaging is om noodzakelijke bezuinigingen door te voeren, terwijl alle belangrijke functionele gebieden van het bedrijf beschikken over voldoende personeel om belangrijke taakdoelen te halen. Het bestuderen van het organigram helpt het topmanagement om gebieden te identificeren waar deze bezuinigingen kunnen worden gemaakt. Reorganisatie kan ook eenvoudig worden uitgevoerd om de operationele efficiëntie te verbeteren en niet in reactie op financiële moeilijkheden. Een voorbeeld is het splitsen van de financiële planningsafdeling van de boekhoudafdeling omdat de eigenaar van het bedrijf wil dat het hoofd van de planningsafdeling rechtstreeks aan hem rapporteert in plaats van aan de boekhoudkundige manager.

Uitvulling van personeelsvereisten

Tijdens het jaarlijkse budgetproces vragen afdelingsmanagers verzoeken om extra personeel aan. De grafische weergave op het organigram stelt een manager in staat om de bedrijfseigenaar de taken en verantwoordelijkheden te tonen van elke functie die aan hem rapporteert en waarom hij vindt dat meer personeelsleden moeten worden toegevoegd aan zijn afdeling.