Hoe maak je een blanco schema werkschema

Het gebruik van een leeg, afdrukbaar werkschema zorgt ervoor dat eigenaren van kleine bedrijven en hun werknemers tijd besparen door iedereen dezelfde pagina te geven. Werkschema's kunnen worden gebruikt als tijdschema's voor loonadministratie en personeel; als leidraad voor medewerkers om hun tijd te prioriteren; of als masterschema's voor het management om aan te geven welke van hun werknemers dienst hebben voor een bepaalde dienst. Het maken van een werkblad op een lege sjabloon met behulp van software maakt het schema professioneler van uiterlijk en gemakkelijk te distribueren.

Uw eigen sjabloon maken

1.

Kies het bereik en het type werkschema. Maak voor een maandelijks of wekelijks schema een tabel met een kolom voor elke werkdag in de week (vijf kolommen voor een werkweek van maandag tot vrijdag), ten minste één kolom aan de linkerkant voor categorieën en een kolom aan de rechterkant voor extra informatie of totalen. Het aantal rijen varieert afhankelijk van de details die u opneemt.

2.

Maak de tabel. Als u een tekstverwerkingsprogramma gebruikt, voegt u een tabel in een leeg document in. Selecteer in een spreadsheetprogramma, zoals Microsoft Excel, het aantal rijen en kolommen dat u wilt vullen en voeg een rand toe aan de cellen.

3.

Voer kolomkoppen in. Voor een vijfdaagse werkweek moeten de kolomkoppen van links naar rechts beginnen met een lege cel gevolgd door de dagen van de week, van maandag tot en met vrijdag. De laatste kolomkop moet het label 'Totaal' hebben.

4.

Rijlabels toevoegen. Vanaf de eerste rij onder de kolomkoppen voert u uw categorische beschrijvingen in, bijvoorbeeld 'Werknemer' of 'Ploeg', met 'Aantal uren' eronder.

5.

Voeg randen toe tussen de cellen in uw tabel. Je hebt nu een tabel waarin je dagen van de week bovenaan staan, categorische labels aan de linkerkant en een totalen kolom helemaal rechts. Als uw planning wekelijks is, is de sjabloon bijna voltooid. Als het schema maandelijks is, kopieert en plakt u de rijen onder uw kop vier keer zodat u vijf volledige werkweken hebt, voldoende om rekening te houden met elke werkmaand.

6.

Voeg instructies toe. Maak een korte lijst met instructies boven of onder de tabel die gebruikers vertelt hoe ze het werkschema moeten invullen. Als het werkschema door een manager wordt gemaakt en wordt gepost om door medewerkers te worden gelezen, moet u ervoor zorgen dat de instructies gebruikers ook vertellen hoe ze het voltooide werkblad moeten lezen.

7.

Formatteer de tabel. Voeg opmaak, zoals vetgedrukte tekst, in de kolomkoppen en rijlabels in, verander randen en kleuren en voeg een titel toe boven de tabel.

8.

Sla het document of de spreadsheet op voor toekomstig gebruik.

Een werkschema maken op basis van een sjabloon

1.

Zoek op internet naar een gratis sjabloon in tekstverwerker of spreadsheetvorm. Als u Microsoft Office gebruikt, gaat u bijvoorbeeld rechtstreeks naar de pagina 'Sjablonen' op de Microsoft Office-website en typt u 'werkplanning' in het zoekvak.

2.

Download de sjabloon die het beste aansluit op uw behoeften.

3.

Wijzig de tekst en de opmaak van de sjabloon om deze aan uw situatie aan te passen.

4.

Sla een nieuwe kopie van de gewijzigde sjabloon op voor toekomstig gebruik.

Dingen nodig

  • Tekstverwerkings- of spreadsheetsoftware

Tips

  • Houd het schema eenvoudig. Hoe minder kolommen, rijen en tekst u op de sjabloon plaatst, hoe gemakkelijker het voor de gebruiker is om snel te lezen en in te vullen.
  • Er zijn veel gratis sjablonen online beschikbaar. Kijk of je aan je behoeften voldoet voordat je tijd spendeert om je eigen te maken.

waarschuwingen

  • Wees voorzichtig bij het downloaden van websites. Malware kan worden verspreid op websites die doen alsof ze gratis sjablonen aanbieden. Zorg ervoor dat de site veilig is, en bij voorkeur een bekende, gerenommeerde site, voordat u besluit een bestand te downloaden.
  • Als de eindgebruikers de planning elektronisch invullen, bewaart u een back-up op een andere locatie voor het geval een gebruiker het bestand per ongeluk wijzigt of verwijdert.

Aanbevolen