Hoe helpt een budget een manager met financiële controle?

Voor de praktijkgerichte manager is het handhaven van een overzicht van het totaalplaatje lastig wanneer het wordt betrapt in de verschillende crises en vuurgevechten van de dagelijkse gang van zaken. Een budget biedt een routekaart voor prestaties die gedetailleerde informatie biedt over de verwachte resultaten die een proactieve manager kan gebruiken om beslissingen naar gewenste doelen te leiden.

Planning

Naarmate een manager vooruitkijkt over een periode van zaken en voorbereidingen treft, kan hij overwegen hoeveel materiaal of personeel nodig is. Wanneer een budget de verwachte verkopen over dezelfde periode laat zien, kan de manager de gebudgetteerde kosten van de verkoop nemen en terugwerken om de benodigde grondstoffen of arbeiduren te bepalen. Effectieve managers zullen aanpassingen overwegen op basis van de huidige marktomstandigheden, die kunnen verschillen van het moment waarop het budget is opgesteld. Als de omzet bijvoorbeeld enkele maanden lang 3 procent over het budget heeft gepresteerd, kan de manager dit aan zijn berekeningen toevoegen.

Prioriteiten stellen

Het vergelijken van de prestaties van het eerste kwartaal met het budget kan een manager helpen om te beslissen hoe een probleem of uitdaging moet worden aangepakt. Als de arbeidskosten in een bepaald gebied bijvoorbeeld hoger zijn dan het budget, maar nieuwe apparatuuraankopen onder het budget vallen, kan een manager een nieuw apparaat aanvragen waarmee het aantal arbeidskrachten dat vooruitgaat kan worden verminderd. In dit geval dient het budget als rechtvaardiging voor een voorstel. Naarmate een accountitem het budget overschrijdt, wordt het de prioriteit van een manager om te beheren.

Continue verbetering

Een effectieve manager is niet alleen op zoek om het budget te halen, maar zoekt ook naar manieren om te verbeteren. Met wekelijkse of maandelijkse prestatienummers in vergelijking met het budget, is een manager een systeemanalist op het eerste niveau voor operaties. Werkend op gelijkvloersniveau kan een manager bijvoorbeeld met werknemers werken aan manieren om de doorvoer te vergroten of verspilling tegen te gaan. Het budget geeft vaak aanwijzingen over waar de inspanningen het meest effectief zijn gericht om betere financiële prestaties te produceren.

Voorspelling

Het budget van een jaar dient vaak als basis voor het volgende jaar en wanneer managers betrokken zijn bij het budgetteringsproces, kan elk van de voorgaande stappen met vooruitziendheid worden toegepast. Managers kunnen zich in een unieke positie bevinden om de effecten van verbeterde personeelstraining waar te nemen, bijvoorbeeld als bijdrage aan betere prestaties. Prognose wordt een kans voor een effectieve manager om buiten de grenzen van zijn afdeling te reiken om wijzigingen voor te stellen die betere omstandigheden voor financieel succes in het volgende jaar kunnen creëren.