Hoe een Data Dictionary te bouwen in Access

Een data dictionary is als een stuklijst voor een database; het geeft een overzicht van alle databasecomponenten, inclusief rapporten, tabellen, veldnamen en veldtypen. Dergelijke informatie helpt bij het controleren van databases voor objecten die u niet langer nodig hebt. Hiermee kunt u ook snel attributen van deze objecten bepalen. Als u bijvoorbeeld wilt weten of het hypothetische veld "Klantnummer" tekst of numeriek is, maakt u een SELECT-query die naar dit veld verwijst en voert u deze uit met uw gegevenswoordenboek. Gebruik de Documenter-opdracht van Access om een ​​afdrukbaar rapport van het gegevenswoordenboek te maken. Als u vanuit het rapport een tabel wilt maken, exporteert u deze naar Excel en vervolgens terug naar Access.

1.

Open Access en klik vervolgens op de knop "Open" van het menu Bestand. Selecteer een database waarvoor u een data dictionary wilt maken en klik vervolgens op "Open" om de database in Access te laden. Klik op het tabblad "Hulpmiddelen voor databases" en klik vervolgens op de knop "Documentatiedatabase" in de groep Analyseren. Access geeft het dialoogvenster Documenter weer.

2.

Klik op het tabblad "Tabellen" om een ​​lijst met alle tabellen in de geladen database te bekijken en vink vervolgens het selectievakje aan voor elke tabel die u in het gegevenswoordenboek wilt opnemen. Als u bijvoorbeeld de hypothetische tabel CustomerContactInfo in het gegevenswoordenboek wilt opnemen, plaatst u een vinkje in het bijbehorende selectievakje. Als u alle tabellen in het gegevenswoordenboek wilt opnemen, klikt u op de knop "Alles selecteren".

3.

Klik op het tabblad "Query's" en vink vervolgens het selectievakje van elke query aan die u in het gegevenswoordenboek wilt opnemen. Herhaal deze instructie voor de tabbladen Rapporten en Formulieren.

4.

Klik op de knop "Opties" om het dialoogvenster Definitie afdruktabel weer te geven. Schakel de selectievakjes voor de tabel in voor de tabelkenmerken die u in het gegevenswoordenboek wilt opnemen. Als u bijvoorbeeld relaties tussen tabellen in het woordenboek wilt opnemen, vinkt u het selectievakje 'Relaties' aan. Schakel de selectievakjes Velden en Index in om te kiezen welke kenmerken van tabelvelden en indexen in het gegevenswoordenboek moeten worden opgenomen.

5.

Klik op "OK" om het rapport uit te voeren. Toegang verschijnt in een afdrukvoorbeeldvenster. Klik op de knop "Excel" in de groep Gegevens en noteer de naam van het Excel-bestand dat in het dialoogvenster Exporteren verschijnt. Klik op "OK" om het rapport te exporteren.

6.

Klik op de knop "Sluiten" van het tabblad Afdrukvoorbeeld en klik vervolgens op de knop "Excel" op het tabblad Externe gegevens. Selecteer het Excel-bestand waarvan u de naam hebt genoteerd en klik vervolgens op "OK" om het gegevenswoordenboek in Access te importeren. Het voltooide woordenboek verschijnt in het gedeelte Tables van het navigatievenster met een naam waarvan het voorvoegsel 'doc_rpt' is.

Tip

• In andere database-omgevingen wordt de term "data dictionary" gebruikt om vergelijkbare oplossingen te beschrijven die gebruikers helpen hun gegevens effectiever te beheren. Gebruik van de Database Documenter-tool biedt de meest relevante methode om bij een datadictionary binnen Microsoft Access aan te komen.

Waarschuwing

• Informatie in dit artikel is van toepassing op Access 2010. Het kan enigszins of aanzienlijk variëren met andere versies of producten.