Hoe Bill Clients voor beveiligingswerkzaamheden te factureren

Elk bedrijf heeft meestal zijn eigen procedures voor het factureren van klanten. Sommige organisaties kunnen ervoor kiezen om onderdelen en apparatuur afzonderlijk van de arbeid te factureren om verwarring te voorkomen, maar u kunt al deze dingen op één factuur factureren als u de arbeidskosten duidelijk van de belastbare artikelen scheidt. Verstuur de factuur tijdig, aangezien elke vertraging een vertraging is in de ontvangst van het inkomen. Voeg de factuurgegevens toe aan uw verouderde spreadsheet (een rapport dat de cashflow van uw onbetaalde facturen analyseert) om bij te houden wanneer de factuur moet worden betaald. Neem contact op met de klant een paar dagen na het versturen van de factuur om de ontvangst te bevestigen.

1.

Verzamel alle urenstaten van de werknemers die het werk hebben voltooid, een lijst en een beschrijving van de verkochte producten en geïnstalleerde software voor de specifieke facturering van de klant. Als zowel software als apparatuur zijn geïnstalleerd, vereist dit afzonderlijke regelitems op de factuur, omdat retailbelasting is vereist voor alle verkochte producten. U zult de software en hardware afzonderlijk vermelden van de arbeidsuren op de factuur. Formuleer het aantal uren dat is gebruikt om het project te voltooien. Als vier medewerkers bijvoorbeeld drie dagen aan de installatie van het project hebben gewerkt, bereken dan de uren voor elke medewerker.

2.

Bepaal het uurtarief voor facturering voor elk van de werknemers die de service hebben geleverd. Als het beveiligingswerk bestond uit het installeren van een nieuw beveiligingssysteem en het nemen van vier dagen met drie werknemers om te voltooien, zou elke medewerker 24 uur aan facturering hebben. Als een medewerker de hoofdpersoon was, kunnen haar uren worden aangerekend aan een hoger uurtarief. Het uurtarief van de lead kan bijvoorbeeld $ 75 per uur zijn en de installateurs kunnen $ 50 uurtarief hebben.

3.

Open de factuurtemplate in het spreadsheetprogramma. Adres de factuur naar de juiste klant. Zorg ervoor dat de factuur de factuurfactuurdatum, een apart factuurnummer, de naam en het adres van de klant heeft, evenals de betalingsvoorwaarden, zoals Net: 30, Net: 45 of Net: 60, afhankelijk van hoe snel de factuur is verschuldigd. Controleer of het adres voor het verzenden van de betaling ook op de factuur staat. Als uw bedrijf incentives voor vroegtijdige betalingen door klanten biedt, moet u dit ook op de factuur opnemen, zoals '2 procent netto 10' op de factuur. Dit geeft de klant aan dat ze een korting van 2 procent kan krijgen wanneer ze de factuur volledig betaalt op of vóór 10 dagen na de factuurdatum.

4.

Maak een beschrijving van het uitgevoerde werk. Geef voor het gedeelte 'Servicebeschrijving' van de factuur een beschrijving op zodat de klant begrijpt waarvoor hij betaalt. Als een voorbeeld, voor een beschrijving van de services, geeft u de lijst "Services voor de periode van (de periode vermelden) voor het instellen, installeren en kalibreren van een nieuw beveiligingssysteem." Maak vervolgens een lijst van alle personen die aan het werk zijn: "Lead-supervisie, installatie van apparatuur en software, configuratie van computers, 24 uur tegen $ 75 per uur." Neem dit op in de beschrijving en draag vervolgens het subtotaalbedrag voor de uren naar het veld "bedrag" aan de rechterkant van de factuurtemplate.

5.

Volg met de rest van de werknemers die aan het project hebben gewerkt, vermeld hun uren afzonderlijk en geef een korte beschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden. Voor dit voorbeeld van een factuur krijgt u één lead gefactureerd op $ 75 per uur gedurende 24 uur of een subtotaal van $ 1800. Voeg voor elk van de individuele werknemers hun kosten bij de beschrijving toe aan de factuur. Neem 24 uur lang $ 50 per uur op (noteer de periode) en verricht de uitgevoerde werkzaamheden. Draag het subtotaal over naar het veld "amount" $ 1.200 voor elke werknemer.

6.

Subtotaal de arbeid zodat de klant de hoeveelheid arbeid weet. Dit komt overeen met een subtotaal van $ 5400. Maak een lijst van het subtotaal van de arbeid op de factuur.

7.

Voeg de beschrijving toe van gekochte software, apparatuur en identificerende factoren voor de apparatuur en software, zoals serienummers en modelnummers een paar regels onder het arbeidsgedeelte van de factuur. U kunt besluiten om "Apparatuur en software" als een sectie boven het factuurdetail te plaatsen voor een duidelijke afbakening. Neem een ​​korte garantieverklaring mee onder elk van deze items.

8.

Subtotaal van de software en hardware. Als software $ 500 kost en $ 3.300 aan hardware, subtotaal tot $ 3.800 en bereken belasting over dit bedrag. Als het belastingtarief een vast percentage van 8 procent is, voegt u belasting toe van $ 304. Voeg ook verzend- of administratiekosten toe.

9.

Totaal de factuur. Zorg ervoor dat u de belasting en verzendkosten afzonderlijk vermeld, zodat de klant precies weet wat elke aanklacht is. Totaal van de factuur tot $ 9.504.

10.

Voeg een berekening op de factuur toe om aan te geven welke korting voor de klant beschikbaar is. Dit bedrag is een stimulans voor de klant om de rekening vroeg te betalen. Kortingen kunnen alleen van toepassing zijn op specifieke delen van de factuur en niet op belasting of verzendkosten. Als bijvoorbeeld de korting van 2 procent op de software, hardware en uurtarieven op de factuur het volgende aangeeft: "Neem een ​​aftrek van 2 procent of $ 184 bij het betalen van de factuur binnen 10 dagen na ontvangst."

11.

Maak een kopie van de factuur en eventuele bijgevoegde documenten, zoals het garantiemateriaal op de software of hardware, en dien de factuur in de debiteurenbestanden in op de boekhoudafdeling volgens de vastgestelde bestandsstructuur. Noteer de datum van factuurmailing op de kopie.

12.

Mail een papieren exemplaar van de factuur onmiddellijk. Als de klant via e-mail soft copies van facturen accepteert, stuur dan ook een soft copy.

13.

Voeg de factuur toe met de verzenddatum, de verschuldigde datum en het kortingsbedrag dat van toepassing is op de factuur op de verouderde spreadsheet.

Dingen nodig

• Cliëntadres adresinformatie
• Voorwaarden van de klant
• Werknemerstijdbladen
• Beschrijvingen van software en hardware
• Spreadsheet-programma
• Factuursjabloon
• Verouderde spreadsheet

Tip

• Houd nauwkeurige records bij van alle gemaakte facturen en zorg ervoor dat u de verouderde spreadsheet bijwerkt. Neem een ​​week of twee voor de vervaldatum contact op met de klant om na te gaan wanneer de betaling zal plaatsvinden. Maak een notitie over de verouderde spreadsheet en geef deze informatie door aan de accounting manager of controller. Het vaststellen van de instroom van inkomsten is belangrijk voor de kasstroomanalyse.