Hoe u boekhoudsystemen beoordeelt voor een enige eigenaar
Veel eenmanszaken hebben moeite om de boekhoudkundige taken te beheren die zijn ontworpen om de financiële levensvatbaarheid van hun bedrijf te waarborgen. Hoewel er geautomatiseerde grootboeksystemen zijn die zijn ontworpen om te helpen bij het proces, zijn alle afschrijvingen en tegoeden nog steeds gemakkelijk in de war te brengen. Evalueer bij het beoordelen van eenmanszakenboekhoudingssystemen kerntaken die essentieel zijn voor de voorbereiding van de financiële overzichten.
Bron documenten
Het verzamelen van brondocumenten en het analyseren van transacties zijn belangrijke stappen in het boekhoudproces. Met name dienen brondocumenten als back-up voor vermeldingen die in het grootboek zijn geplaatst. Enige eigenaren moeten een systeem hebben om hun documenten te volgen en te bewaren voor de juiste periode. Anders kunnen externe accountants of accountants niet in staat zijn bedragen in het grootboek of in belastingaangiften te onderbouwen. De Internal Revenue Service vraagt vaak naar originele documenten, waardoor het bewaren van records kritiek is.
Journaalboekingen
Hoewel veel boekhoudsystemen automatisch posten in het grootboek, vereisen sommige transacties nog steeds een journaalboeking. Het is niet altijd een eenvoudig proces om de bedragen te bepalen die in het grootboek gaan, gezien de diepgang van de algemeen aanvaarde Amerikaanse boekhoudingsprincipes. Afschrijfbare activa vereisen bijvoorbeeld dat eenmanszaken afzonderlijke afschrijvingstabellen moeten bijhouden die als basis dienen voor journaalboekingen. Enige eigenaren moeten de boekhoudmethoden weten voor specifieke soorten boekingen om hun boeken accuraat te houden.
Accountafstemmingen
Het uitvoeren van account-afstemmingen helpt fouten in de financiële rapportage te vangen. Verzoening vereist het afstemmen van banktransacties op grootboekactiviteit gedurende een bepaalde periode. Als eenmanszaken niet al hun rekeningen frequent genoeg met elkaar in overeenstemming brengen, kunnen ze in hun financiële overzichten met materiële fouten te maken krijgen. Afstemmingsitems moeten ook tijdig worden gewist zodat de financiële rapportage betrouwbaar blijft.
Ledger-systemen
QuickBooks en Sage 50 behoren tot de meer populaire boekhoudsystemen voor kleine bedrijven. Op cloud gebaseerde grootboeksystemen slaan ook financiële records op servers die eigendom zijn van derden. Geautomatiseerde grootboeksystemen hebben veel voordelen, maar alleen als eenmanszaken in staat zijn om ze op de juiste manier te gebruiken. Bij het beoordelen van de financiële overzichten geproduceerd door eigenaren van kleine bedrijven, is het belangrijk om vast te stellen of interne controles aanwezig zijn en goed functioneren of dat verklaringen regelmatig worden gecontroleerd. Anders is financiële rapportage mogelijk niet accuraat.