De basisprincipes van het maken van notulen

Elke organisatie die vertrouwt op vergaderingen, hetzij openbaar hetzij privé, om beslissingen te nemen, moet die vergaderingen registreren voor toekomstig gebruik en als een verantwoordingsverslag moeten de gedelegeerde verantwoordelijkheden niet worden vervuld. Hoewel notulen geen officieel verslag van een vergadering zijn, dienen ze ter verduidelijking van de genomen acties, ingediende items en beslissingen die tijdens een vergadering zijn genomen. Het is de verantwoordelijkheid van de secretaris van de organisatie om tijdens elke vergadering nauwkeurige en effectieve notulen op te stellen.

Basis informatie

Elke reeks minuten moet basisinformatie over de vergadering bevatten, te beginnen met het type vergadering - commissie of algemeen - en de tijd en datum waarop deze is gestart. De secretaris moet ook de namen van alle aanwezige partijen noteren, als er leden zijn verontschuldigd voor de vergadering voordat deze werd geopend. Als leden te laat op de vergadering arriveren, noteer dan het tijdstip waarop ze zijn aangekomen. Als een gevolmachtigde een lid of een quorum van leden vertegenwoordigt, zoals het geval van een aandeelhoudersvergadering, moeten de notulen bovendien zijn aanwezigheid weergeven. De secretaris moet ook het tijdstip registreren waarop de vergadering wordt geschorst.

Bruikbare inhoud

Vergaderminuten zijn niet bedoeld als een verslag van de vergadering, maar om de beslissingen en acties van de groep vast te leggen. Als zodanig moeten ze alleen handelingen van de commissie bevatten en geen gesprekken opnemen of berekeningen bevatten voor genomen besluiten of andere informatie. De notulen van de vergadering moeten de acties, conclusies en oproepen van de groep voor nader onderzoek bevatten. Als er over acties wordt gestemd, moet de secretaris de namen registreren van commissieleden die niet akkoord zijn gegaan met de actie of zich hebben onthouden van stemming.

Organisatie

Hoewel ze niet dienen als een transcriptie van een vergadering, moeten de notulen de stroom van de vergadering weerspiegelen en de agenda volgen, waarbij oude bedrijven en resoluties worden vermeld vóór nieuwe zaken, zoals georganiseerd door basisprotocol. Wanneer de secretaris minuten noteert, moeten deze beginnen met het type vergadering en de datum gecentreerd, en vervolgens acties samenvatten met een dubbele regelafstand van vijf spaties bij elke nieuwe alinea. Nadat een laatste kopie van de notulen is voltooid en getypt door de secretaris, moet ze de minuten boven haar naam in type ondertekenen en dateren.

Goedkeuring

Veel organisaties verdelen de laatste versie van de notulen aan hun leden nadat de secretaris zijn laatste exemplaar heeft voltooid. Dit kan zijn voorafgaand aan een latere vergadering, voorafgaand aan de officiële start of als onderdeel van de agenda van de volgende vergadering. Als onderdeel van het vergaderproces dienen groepsleden op te merken of zij de opmerkingen van de vorige vergadering goedkeuren of dat ze ongelezen blijven. De secretaris moet informatie bevatten over de goedkeuring van notulen van de notulen van de vorige vergadering in de notulen voor de vergadering die hij maakt, die dient om een ​​record vast te stellen dat groepsleden de betrouwbaarheid van notulen erkennen als ze in de toekomst moeten worden geraadpleegd.