Basisprincipes van programmabeheer

In een complexe en concurrerende zakenwereld is programmabeheer steeds belangrijker geworden. Programmabeheerders zorgen ervoor dat programma's goed worden beheerd, op tijd en binnen het budget. Een bedrijf dat veel producten aanbiedt, heeft bijvoorbeeld waarschijnlijk een programmabeheerder nodig voor het opzetten en uitvoeren van de klantenservice.

Programma's en projecten

Programma- en projectmanagement zijn zorgvuldig geplande en georkestreerde inspanningen om een ​​doel te bereiken. Projectbeheer verwijst meestal naar een eenmalige inspanning, terwijl programmabeheer een voortdurende activiteit impliceert. Een eenmalig project is de bouw van een nieuw magazijn, terwijl de voortdurende klantenservice van een bedrijf een programma is. Zowel project- als programmabeheer vereisen dezelfde basisvaardigheid.

Programma Planning

De sleutel tot een succesvol programma staat in de eerste planning. Vaak wordt de aanvankelijke planningsfunctie genegeerd ten gunste van de taak die voorhanden is. Maar een uitgebreid plan bespaart onderweg tijd, geld en problemen. Het programmaplan moet het werk en de taken opsplitsen in beheersbare deelprojecten, meestal een Work Breakdown Structure (WBS) genoemd. Het plan moet ook eventuele aannames bevatten die over het programma zijn gemaakt. In een klantenserviceprogramma moeten bijvoorbeeld veronderstellingen worden gemaakt over het niveau van klachten over klantenservice in de toekomst.

Kostenraming

Als het plan eenmaal is ingevoerd, moeten de programmakosten worden geschat. Er zijn veel softwarepakketten beschikbaar die u hierbij kunnen helpen, vooral voor grotere programma's. Maar de sleutel is om te komen tot nauwkeurige en realistische schattingen. Een bedrijf moet ook uitkijken naar hoe kosten een andere kosten negatief kunnen beïnvloeden. Als in het voorbeeld van de klantenservice de geschatte retourkosten te laag zijn, kan dit van invloed zijn op het aantal klanten dat nodig is om het retourvolume af te handelen.

Programmabeheer

Gantt-diagrammen zijn een industriestandaard als een hulpprogramma voor programmabeheer. Ze tonen de fasen, taken en activiteiten van een programma in de loop van de tijd en laten het hele programmateam weten waar ze zich bevinden met betrekking tot de begin- en eindtijden van het programma. Een Gantt-diagram laat zien welke activiteiten moeten plaatsvinden voor verschillende soorten klachten van klanten.

Programma evaluatie

De meeste programma's vereisen evaluatietechnieken, zodat het programma indien nodig kan worden herzien. Er zijn er veel om dit te doen door simpelweg te bepalen of het programma dicht bij het budget staat, om afzonderlijk marktonderzoek te doen. In het voorbeeld van de klantenservice kan een enquête worden gegeven aan degenen die producten aan het bedrijf hebben teruggestuurd om te zien of klachten van klanten goed en tijdig werden afgehandeld.

project management Instituut

Het Project Management Institute (PMI) is een non-profit educatieve organisatie die zich inzet voor het bevorderen van het onderwijs van degenen die betrokken zijn bij project- en programmabeheer. Voor het bedrijf wiens behoeften op het gebied van programmabeheer groot zijn, kan het een of meer werknemers kiezen om gebruik te maken van het cursusaanbod van PMI om ervoor te zorgen dat het personeel talent voor programmabeheer omvat.