Basisprincipes van digitale etiquette op de werkplek

Een groot deel van de basis van digitalisering zijn enen en nullen. Deze cijfers maken het voor bedrijven mogelijk om met de snelheid van het licht te communiceren, draadloos te praten aan de telefoon en klanten te bereiken die continenten zijn. Helaas heeft deze prachtige digitale technologie ook een minder dan spectaculaire kant wanneer apparaten en applicaties worden misbruikt of misbruikt. Als u een werknemer of manager bent op een werkplek waar de juiste digitale etiquette vaak over het hoofd wordt gezien, kunt u de basisprincipes van de technologie onderzoeken en suggesties voor het herstellen van digitaal decorum volgen.

E-mail en Instant Messaging

Professionals gebruiken e-mail nog steeds als een formeel communicatiemiddel op de werkplek, maar ook voor officiële bedrijfsmemo's en digitale documentatie. Gearchiveerde e-mails worden soms zelfs gebruikt als bewijsmateriaal in rechtszaken. Wanneer u een e-mail opstelt of beantwoordt, gebruikt u een professioneel lettertype en -tekst. Stel dat iemand aan de buitenkant van het bedrijf uw bericht later kan lezen. Neem geen persoonlijke of anderszins genante inhoud op in de inhoud van uw bericht. Wat de functie "Allen beantwoorden" betreft, is het niet nodig om elke persoon in de organisatie te kopiëren over een probleem dat alleen u en uw manager betreft. Sommige bedrijven kunnen ook een logboek bijhouden van chatberichten. Gebruik correct, respectvol Engels als u instant messaging met uw collega's gebruikt.

Mobiele telefoons en smartphones

Het basisgebruik van mobiele telefoons voor spraakcommunicatie is alomtegenwoordig, maar smartphones nemen ook in populariteit toe. In een artikel uit mei 2011 over de Small Business Trends-website werd een onderzoek van Portfolio.com genoemd, waaruit bleek dat 37 procent van de respondenten in kleine en middelgrote bedrijven het afgelopen jaar smartphones gebruikte, als gevolg van een overgang van traditionele desktop- en laptopcomputers. Als uw werkplek deel uitmaakt van deze trend, wees dan voorzichtig met het offeren van uw vermogen om uw taken naar behoren uit te voeren. Het miniatuurtoetsenbord op smartphones kan bijvoorbeeld het opstellen van een bericht bemoeilijken en het eindresultaat is een e-mail die onvolledig is of vol verwarrende afkortingen. Probeer geen belangrijke bedrijfsdocumenten op een smartphone te maken. Wacht in plaats daarvan om de volledig functionele tekstverwerker op uw computer te gebruiken. Probeer uw mobiele telefoon ook alleen te gebruiken voor zakelijke activiteiten, en bewaar persoonlijke oproepen voor noodgevallen.

Sociaal netwerken

Social media-sites zoals Facebook en Twitter geven bedrijven de mogelijkheid om goedkoop reclame te richten op specifieke consumenten. Veel bedrijven huren technisch onderlegde medewerkers in die over expertise op het gebied van sociale netwerken en klantenservice via dit medium beschikken. Michael Thomas is de sociale media-directeur bij BlueEyed Digital Marketing. Hij schreef 'How to Practice Social Media Etiquette' voor Social Media Today in augustus 2011. Enkele van zijn suggesties zijn een gezond zakelijk gevoel, zoals het typen van "hallo" of "tot ziens" tijdens de interactie met klanten, of eerlijk zijn, maar zij zijn een herinnering waard. Belangrijker nog, Thomas beveelt je aan om duidelijk te zijn met je sociale mediacommunicatie, maar wees voorzichtig met wat je online zegt. Deel interne bedrijfsactiviteiten niet met de buitenwereld, vooral niet als collega's persoonlijke profielen hebben en vriendschap sluiten met of contact maken met het openbare profiel voor sociale netwerken op de werkplek.

Computergebruik

Bedrijven kopen steeds vaker en gebruiken technologie om de productiviteit te verhogen door automatisering en om andere uitgaven, zoals arbeid, te verminderen. Als u een desktop of laptop op de werkplek gebruikt, zorg er dan voor dat deze voor een groot deel van bedrijfsgerelateerde activiteiten bestemd is. Sommige kleine bedrijven kunnen computerapparatuur huren of leasen en u wilt geen persoonlijke documenten en foto's op de harde schijf als de pc onderhoud nodig heeft of moet worden teruggestuurd naar de leasemaatschappij. Installeer ook geen games en andere entertainmenttoepassingen die bedrijfskritieke programma's kunnen vertragen. Gebruik ten slotte niet je werkplek-pc om op zoek te gaan naar een andere baan of een side-gig op je werk te doen. Sommige bedrijven verbieden zelfs tijdens een kantooruren vermeldingen op een persoonlijke blog in te dienen.