Basisstappen in Payroll

Salarisverrichtingen zijn een belangrijk onderdeel van elk bedrijf. Het niet volgen van de basisstappen in de loonlijst kan operationele implicaties hebben en juridische implicaties hebben. Medewerkers moeten erop vertrouwen dat hun werkgever ze zal betalen, of dat ze niet zullen werken, en dat bedrijven zich aan de richtlijnen voor salarisadministratie moeten houden of regelgevingsmaatregelen voor niet-naleving riskeren. Het opstellen en volgen van richtlijnen en procedures voor payroll helpt een organisatie haar verantwoordelijkheden te vervullen.

Nieuwe werknemers

Veel werkgevers gebruiken software om het proces van het betalen van werknemers te beheren. De eerste stap in de loonlijst is het instellen van een medewerker in het systeem. De werknemer vult een formulier W-4 in dat haar sofinummer en haar toelagen en personen ten laste verstrekt voor de bronbelasting. Een payrollmedewerker voert deze informatie in het systeem in. De salarisadministratie voert ook het basistarief van de werknemer in en bepaalt of de werknemer is vrijgesteld van of onderworpen is aan overwerkvergoedingen.

Basic Pay

Zodra een nieuwe werknemer in het salarissysteem is opgenomen, moet een werkgever haar loon betalen. Voor een werknemer per uur moet het bedrijf de gewerkte tijd van de werknemer volgen en de gewerkte uren vermenigvuldigen met het uurtarief van de werknemer en de overuren verdelen met anderhalf uur om het brutoloon van de werknemer te berekenen. Een werkgever betaalt een werknemer in loondienst het evenredige deel van haar salaris. De salarisadministratie maakt vervolgens de wettelijk verplichte aftrekken voor verzekeringen en belastingen en vrijwillige aftrek voor secundaire voordelen van de brutolonen van de werknemer en verlaagt een cheque of geeft een elektronische overboeking uit voor het bedrag van het nettoloon dat de werknemer verschuldigd is.

Belastingen en verzekeringen aflossen

Een elementaire stap in de payroll is om belasting- en verzekeringsbetalingen driemaandelijks door te berekenen aan de juiste instanties. Een werkgever moet passende bedragen voor de werknemerscompensatieverzekering, een werkloosheidsverzekering en, indien de werkplek van de werknemers dit vereist, een arbeidsongeschiktheidsverzekering afstaan. Het bedrijf kan een deel van deze betalingen van het loon van de werknemer aftrekken. Bovendien moet de werkgever federale, staats- en lokale belastingbetalingen afdragen aan de betreffende belastingautoriteiten.

Heffingen en garnituren

Een andere stap in de loonverwerking vindt plaats wanneer de schuldeiser van een werknemer zijn werknemer een loonheffing of beslagleggingsbevel dient. De werkgever moet de heffing of beslaglegging honoreren of de werkgever kan aansprakelijk worden voor de schuld van de werknemer. Elke heffing of beslaglegging wordt geleverd met een reeks instructies voor de salarisadministratie die moet worden opgevolgd, inclusief hoe het bedrag dat van de beloning van de werknemer moet worden betaald te berekenen, waar de betaling moet worden uitgevoerd en of de loonaftrek een eenmalige of doorlopende verplichting is.