De basiskwaliteiten van een zakelijke brief

Zakelijke brieven zijn meestal veel meer formeel dan persoonlijke brieven. Hoewel de letters formeel zijn, moeten ze toch warm van toon en positief van aard zijn. Als u schrijft als antwoord op een onaangename situatie, moet de taal van de brief nog steeds beleefd zijn en niet antagonistisch of bedreigend zijn. De opmaak van een zakelijke brief, evenals het type papier waarop het is afgedrukt, onderscheidt het ook van persoonlijke of sociale brieven.

Eenvoudig en beknopt

Een zakelijke brief moet kort zijn. U moet uw punt kunnen aangeven of uw verzoek binnen een paar korte alinea kunnen indienen. Ga direct naar het punt van uw brief in de eerste alinea, zo niet in de eerste zin. In de tweede alinea van de brief moet je punt worden uitgebreid en ondersteunende informatie worden toegevoegd, terwijl de laatste alinea je punt opnieuw afdwingt en de brief sluit. Houd de zinnen kort en vermijd het gebruik van ongebruikelijke woorden.

Taalkwaliteiten

De taal van een zakelijke brief moet duidelijk zijn. Iedereen die de brief leest, moet kunnen zien wat je vraagt ​​zonder opnieuw zinnen te moeten lezen of woorden op te zoeken. Naast duidelijk te zijn, moet een zakelijke brief accuraat zijn en een compleet beeld geven aan de persoon die deze leest. Als je overdreven veel opvalt in een brief, geef je ook duidelijkheid, zodat de brief alleen informatie en taal mag bevatten die relevant is voor je doel. Vergeet niet om beleefde taal te gebruiken en om uw toon vriendelijk te houden door "alstublieft" en "dank u wel" te gebruiken.

opmaak

Zakelijke brieven volgen een specifiek formaat waardoor ze eenvoudig te lezen zijn. Het adres van de afzender moet bovenaan de brief staan ​​met de datum en het adres van de ontvanger eronder. De juiste aanhef is "Beste", gevolgd door de naam van de ontvanger en een dubbele punt. Tenzij u de ontvanger persoonlijk kent, kunt u het beste zijn achternaam en titel gebruiken, bijvoorbeeld 'Mr. Jones' in plaats van hun voornaam. Laat een lege regel na de aanhef en typ vervolgens de eerste alinea. Het is niet nodig om de eerste regel van de alinea te laten inspringen. Gebruik enkele spatiëring voor de alinea's en laat een lege regel tussen elk van de alinea's. Typ aan het einde van de brief een afsluiting zoals 'Met vriendelijke groet', laat vier spaties open voor uw handtekening en typ vervolgens uw naam.

Fysieke eigenschappen

Druk zakelijke brieven af ​​op papier van standaardformaat. U kunt ervoor kiezen om de brief op briefhoofdpapier af te drukken, wat meestal een zwaarder gewicht is dan kopieerpapier. Als u briefhoofdpapier gebruikt, hoeft u uw adres niet boven in de brief te typen. Gebruik inkt van hoge kwaliteit die niet vlekt of vervaagt om de letter af te drukken. Als u de brief verzendt, gebruikt u een envelop ter grootte van een bedrijf.