Basisonderdelen van een zakelijke brief

Volgens Microsoft Office Online is minstens een derde van alle kantoorwerk geschreven met brieven. Een zakelijke brief vertegenwoordigt zowel u als uw werkgever, dus of de brief nu van u of uw administratief personeel afkomstig is, moet er professioneel uitzien en goed klinken. Wanneer de tekst duidelijk en eenvoudig is en op de pagina in evenwicht lijkt te zijn, begrijpt de lezer het bericht gemakkelijker. (Ref.1)

titel

De meeste bedrijven gebruiken briefhoofden met het logo, de naam, het adres en andere contact- en identificatiegegevens van het bedrijf. Als het bedrijf geen briefpapier heeft, moet de volledige naam en het adres van het bedrijf bovenaan de pagina worden getypt.

Datum

Brieven moeten altijd een datum bevatten. U voert datums twee tot zes regels onder de kop in, afhankelijk van de lengte van de letter. Gebruik de volledige naam van de maand, dan de dag, gevolgd door een komma en vervolgens het viercijferige jaar, bijvoorbeeld 6 juni 2010.

Referentie

Voeg een referentielijn toe om een ​​dossier- of zaaknummer, factuurnummer of andere interne identificatiegegevens te identificeren, als uw bedrijf er een nodig heeft. Sommige bedrijven hebben specifieke referentiecodes die ze ofwel in een referentielijn onder de datum plaatsen, ofwel helemaal onderaan in de brief.

Geadresseerde

Uw brief moet de naam bevatten van de adressen met haar titel (mevrouw J. Jones, Dr. Charlene Price), gevolgd door haar bedrijfsnaam en volledig adres, inclusief de postcode.

Onderwerpen

Door een onderwerpregel toe te voegen, wordt het voor de lezer eenvoudiger om de situatie snel te begrijpen. Normaal gesproken volgt de zinsnede het woord "Onderwerp:" of "Re:" (betreffende). Plaats het onderwerp na het adres van de geadresseerde en vóór de begroeting.

Begroeting

De aanhef is uw groet. De meeste begroetingen beginnen met "Geachte" gevolgd door de voornaam van de ontvanger, of titel en achternaam. Probeer alle brieven aan een persoon te richten. Als u echter de naam van de persoon niet weet, gebruikt u Geachte heer / heer of de functie, zoals Beste boekhoudkundige manager.

Body Paragraphs

De openingsparagraaf moet altijd aangeven waarom je schrijft. Leg dan op een eenvoudige en duidelijke manier de situatie, de oplossing, de suggestie of welke andere boodschap dan ook uit die u nodig hebt om over te brengen naar de ontvanger. Wees zo kort mogelijk, want lange ingewikkelde berichten leiden de lezers vaak af. Begin een nieuwe alinea telkens wanneer u een nieuw onderwerp begint.

Dichtbij

Gebruik altijd een gratis close. Het is een korte, beleefde afsluiting gevolgd door een komma. Als de brief onpersoonlijk is, gebruik dan "Yours truly." Als de brief iemand in uw rang boven jou betreft, gebruik dan "Respectfully yours". Als je een persoonlijke band hebt met de geadresseerde, gebruik je "oprecht" of "oprechte groeten." Ref. 1, Ref. 2)

Handtekening

Vier spaties onder het sluiten typ je volledige of bedrijfsnaam. In de ruimte ertussen, schrijf je met de hand je handtekening in inkt. Gebruik zwarte of donkerblauwe inkt voor uw handtekening.

Identificerende notaties

Als u een letter typt voor iemand anders, voegt u identificerende initialen toe. Als John Doe bijvoorbeeld een brief typeert voor Jane Smith, zou de notatie JS: jd zijn. Voeg vervolgens een bijlagenotatie (Enc :, Encl: of Enclosures) toe gevolgd door de titel van de bijlagen als u items in de envelop bijvoegt. Voeg de notatie cc toe: gevolgd door de namen van iedereen die een kopie ontvangt.

postscriptum

Als u informatie wilt toevoegen die niet noodzakelijkerwijs gerelateerd is aan de brief, zoals een persoonlijke notitie, voegt u onderaan een Postscript (PS) toe.