Basis bedrijfsetiquette op een vergadering

Reputaties in het bedrijfsleven worden gebouwd of afgebroken op basis van hoe goed een persoon zich tijdens een vergadering gedraagt. Hoewel de cultuur van een organisatie bijdraagt ​​aan de verwachtingen van elke deelnemer aan een vergadering, zullen slimme ondernemers zorgvuldig een handvol etiquetterichtlijnen volgen om ervoor te zorgen dat elke vergadering een succes is.

Wees tijdig

Op tijd verschijnen en niet vroeg vertrekken. Weinig gewoonten irriteren medewerkers als mensen die chronisch te laat zijn voor vergaderingen of vaak vroeg vertrekken. Hoewel planningsconflicten een feit van het leven zijn, is een schema dat te vaak volgepakt is een indicator van slechte tijdmanagement- of prioritiseringsvaardigheden, en als het de kans krijgt, zullen mensen negatieve conclusies trekken voordat ze positieve overwegen.

Sla vergaderingen ook niet over. Mensen hebben allemaal momenten waarop de auto niet zal starten van een kind dat ziek is, maar mensen die er een gewoonte van maken om vergaderingen te missen die ze willen bijwonen, verdienen het respect van collega's of meerderen niet.

Wees voorbereid

Het is een slechte vorm om op te komen voor een vergadering waarvoor je volledig onvoorbereid bent. Neem materialen mee die van tevoren zijn verzonden, zoals agenda's en handouts. Controleer uw bestanden op het onderwerp, als u ze heeft, om er zeker van te zijn dat u op de hoogte bent van het onderwerp van de vergadering. Doe elk achtergrondonderzoek dat u nodig hebt en neem contact op met de organisator van de vergadering om te zien of u "huiswerk" hebt tijdens de vergadering.

Let op

Wees niet "die vent" - degene die een vergadering op zijn laptop doorbrengt, aan andere projecten werkt, of die om de vijf minuten opsta om mobiel te bellen in de gang. Als de bijeenkomst belangrijk genoeg is om fysiek aanwezig te zijn, dan is het belangrijk genoeg om ook mentaal aanwezig te zijn. Vermijd eenmalige zijbalkgesprekken met andere deelnemers, vooral over niet-verwante onderwerpen.

Effectief deelnemen

Blijf bij de agenda - vermijd het aan de orde stellen van problemen die niets te maken hebben met het onderwerp. Weersta de drang om de vergadering te kapen door het gesprek te domineren of de controle over de agenda van de organisator van de vergadering te grijpen. Omgekeerd, probeer niet in de schaduwen te mengen zonder een woord te zeggen. Draag bij aan het succes van de bijeenkomst door, waar nodig, inzichten aan te bieden zonder de noodzaak te voelen om commentaar te geven op alles wat wordt besproken.

Verantwoordelijk zijn

Verantwoordelijkheid nemen voor taken na de vergadering; vraag niet alleen zaken aan die anderen moeten oplossen, maar neem het initiatief om problemen op te lossen, vooral in teamverband. Als je verantwoordelijk bent voor problemen, bezit je ze en stel je voor om ze te repareren zonder de schuld te zoeken of een excuus te maken. Mensen zullen vergissingen of gemiste deadlines veel sneller vergeven als de verantwoordelijke partij er eigenaar van is en het probeert te verbeteren.

Wees sociaal

Maak kennis met de andere deelnemers, als die onbekend voor u zijn. Schud handen, lach en ruil visitekaartjes. Ontdek wie de belangrijkste leden van de vergadergroep zijn en begin met het opbouwen van professionele relaties met andere deelnemers. Dit is met name waardevol voor ondernemers of eigenaars van kleine bedrijven die vergaderingen met klanten of netwerkgroepen bijwonen - sociaal zijn kan vandaag wellicht extra zaken betekenen.