Feestzaal Richtlijnen

Evenementenplanners, meetingplanners en families huren banketfaciliteiten die groot genoeg zijn om een ​​groot aantal gasten te ontvangen voor evenementen zoals liefdadigheiddiners, conferenties en bruiloften. Als eigenaar van een feestzaal zijn er richtlijnen die u moet ontwikkelen, zodat de mensen die uw faciliteit voor evenementen huren, de regels en voorschriften begrijpen die ze geacht worden te volgen. Neem deze informatie op uw website op en presenteer deze wanneer klanten hun contracten voor het huren van ruimten ondertekenen.

Reserveringen

Als u klanten vraagt ​​om uw banketruimte van tevoren te reserveren, kunt u bijhouden hoeveel evenementen uw ruimte elke maand organiseert. Het volgen van uw evenementen kan u helpen bij het maken van een planning en tijdlijn van wie er binnenkomt op welke datums, de hoeveelheid tijd waarin ze de ruimte reserveren en wanneer u contracten moet verzenden en stortingen wilt ontvangen. Voor banketfaciliteiten wordt doorgaans een niet-restitueerbare aanbetaling in rekening gebracht om ruimte te houden voor hun klanten, met het saldo enkele weken voor het evenement. Gebruik uw website om potentiële klanten instructies te geven voor het maken van reserveringen, het ondertekenen van hun contracten en het uitvoeren van betalingen.

Capaciteit

Vanwege brandvoorschriften krijgt elke banketruimte een maximale capaciteit van gasten binnen de feestzalen. Plaats deze informatie binnen uw faciliteit op een zichtbare locatie, geef deze weer op uw website en voeg deze toe aan uw contract.

Gebeurtenistypen

Als uw feestzaal is ontworpen voor specifieke evenementen zoals bruiloften, breng dan uw locatie als zodanig op de markt. Door deze informatie op uw website, brochure en ander marketingmateriaal te vermelden, kunt u het aantal vragen beperken dat u ontvangt voor evenementen die niet passen in waarvoor uw ruimte is ontworpen.

catering

Sommige banketruimtes bieden horecagelegenheden, anderen hebben een lijst met voorkeursleveranciers waarvan ze verwachten dat klanten ze zullen gebruiken. Nog enkele andere faciliteiten stellen klanten in staat voedsel in te brengen van hun eigen cateraars en verkopers. Het is ook de vraag of alcohol wordt geserveerd door een bar in de zaal of dat gasten zelf alcohol kunnen meenemen. Bepaal welke benaderingen het beste werken voor uw feestzaal en vermeld deze gegevens in uw huurcontract.

Audio- en visuele apparatuur

Evenementenplanners en coördinatoren vereisen vaak het gebruik van audio- of visuele apparatuur voor een evenement dat wordt georganiseerd, ongeacht of het een bruilofts- of netwerkevenement is. Sommige banketfaciliteiten bieden verhuur van apparatuur tegen een vergoeding, terwijl anderen hun klanten hun eigen uitrusting laten brengen. Het is belangrijk om te vermelden hoe audio- en visuele apparatuur wordt behandeld in uw facility-contract.

Instellen en opruimen

De opstelling en opruiming kunnen worden afgehandeld door de medewerkers van de feestzaal of door de klant die de zaal huurt. In sommige gevallen worden kosten in rekening gebracht als de feestzaal deze taken uitvoert. Het opzetten van een feestzaal voor een evenement kan het organiseren van tafels en stoelen omvatten die passen bij het evenement dat op uw locatie wordt gehouden, het instellen van tafelinstellingen of het organiseren van podia, schermen en audio- en visuele apparatuur. Schoonmaken omvat opruimtafels, het reinigen van vloeren, het opruimen van de badkamers en keukenruimten, indien van toepassing, en het verwijderen van alle afval uit de hal zelf.