Bankregels voor non-profit organisaties

Non-profitorganisaties hebben bankrekeningen nodig om inkomsten te verzamelen die worden gebruikt bij het verplaatsen van de missie van de non-profitorganisatie. Een non-profitorganisatie is een bedrijf dat de status 'Vrijgestelde organisatie' heeft gekregen van de Internal Revenue Service. Banken volgen meestal dezelfde regels voor het openen en onderhouden van accounts als voor winstgevende organisaties met enkele variaties. Individuele banken en individuele non-profitorganisaties hebben mogelijk hun eigen regels en voorschriften voor extra beveiliging.

Begunstigde eigenaar regel

Het Handhavingsnetwerk voor financiële criminaliteit bevat regels om witwassen van geld en andere financiële misdrijven te voorkomen. Een dergelijke FinCEN-regel is de regel van de "begunstigde eigenaar" die vereist dat banken valideren dat de eigenaar van een nieuwe account een echte persoon of entiteit is. Non-profitorganisaties zijn vrijgesteld van deze regel, hoewel banken nog steeds verplicht zijn 'uw klant te kennen' en de juiste due diligence uitvoeren bij het voorkomen van financiële misdaden.

Hoewel dit geen regel is waar de meeste non-profitorganisaties zich mee bezig moeten houden, volgt de bank regels en kan hij mogelijk accounts markeren als er bezorgdheid bestaat over eigendom en intentie. Non-profitorganisaties kunnen interne protocollen opstellen om ervoor te zorgen dat sleutelwijzigingen voor sleutelpersonages zonder winstbejag worden behandeld op manieren die een bankvlag belemmeren. Een voorbeeldprotocol is om ten minste twee officiersnamen op de account te houden, maar niet toe te staan ​​dat beide in hetzelfde jaar veranderen. Op deze manier is er altijd consistentie.

Accounts openen

Neem contact op met uw specifieke bank over hun interne vereisten voor het openen van nieuwe non-profitorganisaties. Neem op zijn minst de oprichtingspapieren, het IRS-belastingidentificatienummer en de IRS-brief met vrijgestelde status mee. De meeste banken willen ook de laatste notulen en verkiezing van functionarissen zoals ondertekend door de secretaris. De secretaris moet aanwezig zijn bij het openen van het account of het aanbrengen van wijzigingen. Meestal worden de penningmeester en ten minste één andere functionaris genoemd als ondertekenaars van het account.

De bank heeft misschien geen dubbele handtekening nodig voor cheques, wat betekent dat twee personen een cheque of een cheque van een bepaalde waarde moeten ondertekenen, bijvoorbeeld $ 100. Een non-profitorganisatie moet dit echter opnemen in haar statuten als standaardpraktijk om bescherming te bieden tegen ongeautoriseerde transacties.

Het is verstandig voor non-profitorganisaties om een ​​beleid te maken waarbij de persoon die het geld behandelt niet de persoon is die de cheques ondertekent. Als dezelfde persoon beide doet, moeten er altijd twee mensen tellen en deposito's verifiëren.

De vergaderminuten moeten de goedkeuring van grote uitgaven of reguliere budgetitems weerspiegelen. Notulen moeten door de raad van bestuur van de non-profitorganisatie worden goedgekeurd voor geldigheid.

Vraag de vertegenwoordiger van de bank of er programma's beschikbaar zijn voor non-profitorganisaties. Sommige banken zien af ​​van maandelijkse vergoedingen voor liefdadigheidsorganisaties.

Contante betalingen melden

Banken volgen een contante betalingsregel opgelegd door de IRS voor FinCEN als onderdeel van het witwassen van monitoring en antiterroristische acties. De regel stelt dat elke afzonderlijke transactie of twee of meer gerelateerde transacties die gelijk zijn aan meer dan $ 10.000 aan stortingen in contanten moeten worden gerapporteerd. De bank voltooit IRS-formulier 8300, rapport van contante betalingen van meer dan $ 10.000 ontvangen in een transactie of bedrijf. Dit is niet alleen voor non-profitorganisaties, maar non-profitorganisaties moeten begrijpen dat grote fondsenwervers waarbij grote contanten en cheques worden overgemaakt in de loop van een paar dagen, het rapport activeren.

Meestal wordt het rapport ingediend als een goedaardige actie. Als het om welke reden dan ook het bedrijf markeert, is het absoluut noodzakelijk dat de non-profitorganisatie uitzonderlijke boekhoudkundige en nauwkeurige notulen van evenementen en fondsenwervende activiteiten heeft. Niet-naleving van IRS-verzoeken kan leiden tot de intrekking van de status van non-profitorganisatie.