Balance-sheets met behulp van Excel

Het runnen van een succesvol bedrijf vereist veel meer dan op kantoor te verschijnen en uw producten of diensten te promoten. Succesvolle eigenaren van kleine bedrijven begrijpen dat het altijd essentieel is om te weten waar hun bedrijf financieel staat, voor een goede marketing en planning. Als u de huidige financiële positie van uw bedrijf kent, kunt u inkomsten- en verkoopdoelen bepalen en de prestaties van uw bedrijf evalueren. Door een up-to-date balans bij de hand te houden, weet u precies hoe uw bedrijf het nu doet of zelfs hoe het in de toekomst zou kunnen zijn. Microsoft Excel-spreadsheets zijn een ideaal platform voor het maken en onderhouden van balansen voor interne analyse of planning. Als u daarnaast actuele financiële informatie voor uw bedrijf aan een externe partij, zoals een accountant of potentiële belegger, moet verstrekken, is de kans groot dat een Excel-spreadsheet de gewenste indeling voor de gegevens is.

Balans Basics

In de eenvoudigste vorm is een balans niets anders dan een lijst met activa en passiva voor uw bedrijf. De activa die u op een balans vermeldt, bestaan ​​meestal uit contanten die uw bedrijf bij de hand heeft en zowel op bankrekeningen als onroerend goed en uitrusting. Sommige balansen vermelden ook vorderingen of andere gelden die aan het bedrijf zijn verschuldigd als activa. De op de balans opgenomen verplichtingen omvatten doorgaans salarissen of verschuldigde pensioenen, huur of nutsvoorzieningen en andere verplichtingen op korte en lange termijn. Nadat u al uw activa en passiva op de balans hebt gezet, kunt u door een aftrekking van het totale bedrag aan verplichtingen van het totaal van alle activa een redelijk goed beeld krijgen van de algehele financiële sterkte of zwakte van uw bedrijf. Een balans met een groot aantal activa met betrekking tot verplichtingen geeft meestal aan dat het bedrijf stabiel en solvabel is. Terwijl een onderneming met aanzienlijk meer verplichtingen dan activa mogelijk extern investeringskapitaal of een goed plan nodig heeft om de omzet snel te verhogen.

Fundamentele elementen van een Excel-balans

Vrijwel alle balansen hebben een relatief vergelijkbaar lay-outformaat - activa gaan in de linkerkolom en passiva worden weergegeven in de rechterkolom. Dit is over het algemeen waar, ongeacht of u een balanshand maakt of deze in Microsoft Excel maakt. Wanneer u met een Excel-spreadsheet werkt, moeten uw secties voor activa en passiva enkele basiscategorieën bevatten. Aan de activazijde van de balans moet u secties hebben voor huidige en vaste activa. Vlottende activa omvatten uw huidige contanten, vorderingen, vooruitbetaalde kosten en kortetermijninvesteringen. Vaste activa zijn meestal terreinen of gebouwen die de onderneming in eigendom heeft, apparatuur, langetermijninvesteringen en meubilair en armaturen. Evenzo moet u aan de passiefzijde van de balans posten opnemen voor lopende en langlopende verplichtingen. Kortlopende verplichtingen zijn schulden die nu of in de nabije toekomst worden betaald, zoals crediteuren, salarissen, kortlopende leningen, op dit moment verschuldigde betalingen voor langlopende verplichtingen en verschuldigde belastingen. Geef hypotheken of andere langlopende verplichtingen op in het gedeelte Langlopende schulden van het blad. Als uw onderneming een onderneming is, moet u ook een Aandeelhoudersaandeel aan de passiefkant van de balans toevoegen om bedragen te tonen die verschuldigd zijn aan aandeelhouders voor kapitaalinvesteringen.

Formules en aanvullende werkbladen gebruiken

Over het algemeen bevatten de meeste balansen een enkele pagina om de lezer te helpen een snel overzicht te krijgen van waar een bedrijf financieel staat. Het opstellen van de cijfers voor een balans vereist echter meestal veel eigen berekening. In het gedeelte Apparatuur van de kolom Activa van uw balans voert u bijvoorbeeld één totaalbedrag in voor alle apparatuur die uw bedrijf bezit. Dit totaal kan echter bestaan ​​uit veel afzonderlijke hulpmiddelen of kostenbedragen voor componenten. Daarom kunt u extra werkbladen gebruiken in de werkmap die de balans bevat om subtotaalpagina's voor uw categorieën te maken. Formules in een balans zijn relatief eenvoudig en vereisen over het algemeen niets meer dan het gebruik van de "Som" -functie in Excel. Gebruik uw muis om alle figuren in een subcategorie te markeren en klik vervolgens op de knop "Som" op de werkbalk om ze allemaal bij elkaar te voegen en een totaal weer te geven. U kunt dan een eenvoudige formule "= A2 + D2 + F2 + H2" in een cel gebruiken om alle totalen uit subcategorieën toe te voegen om het totaal voor uw kolom te krijgen. Doe hetzelfde voor zowel de kolommen met activa en passiva op uw balans.

Het is niet nodig om het wiel opnieuw uit te vinden

Het maken van een eenvoudige balans is relatief eenvoudig, maar dat is echt niet nodig. Op de Microsoft Office-website en talloze andere Excel-gerelateerde sites kunt u balanssjablonen downloaden en installeren voor gebruik met Microsoft Excel. Beschikbare balansen variëren van zeer eenvoudige gegevensbladen die alleen de meest elementaire activa- en passivacategorieën weergeven tot geavanceerde bladen met gedetailleerde categorieën voor zaken zoals afschrijving, ingehouden winsten en dubieuze of niet-inbare bedragen. Met Excel 2010 is het downloaden van een balanssjabloon van de Office.com-website net zo eenvoudig als klikken op "Bestand" en dan "Nieuw" op de lintbalk en het typen van "balans" in het zoekvak in het venster Beschikbare sjablonen. Excel maakt vervolgens verbinding met de Office-sjabloonsite en presenteert u veel door Microsoft en door gebruikers gemaakte sjablonen die u direct kunt downloaden en gebruiken.