De voordelen van het gebruik van een aparte Payroll-bankrekening

Een van de vervelende taken in de boekhouding is het afstemmen van rekeningen, waaronder de vele bankrekeningen van het bedrijf. Het combineren van crediteuren en loonrekeningen is nooit een goed idee als u deze accounts snel wilt kunnen verzoenen en een extra beschermingslaag wilt hebben. De enige reden dat u slechts één bankrekening zou hebben voor beide soorten transacties, is wanneer het bedrijf klein is en een beperkte staf heeft.

Verzoening

Het bijhouden van een aparte payroll-bankrekening maakt het eenvoudiger banktransacties te verzoenen. De meeste afstemmingsverrichtingen zouden vergelijkbaar van aard zijn, met cheque of elektronische overboekingen, omdat veel mensen ervoor kiezen hun geld direct te storten. Het hebben van slechts één account om door te zoeken bij het afstemmen van driemaandelijkse loonheffingen is eenvoudiger voor verwerking en verificatie. Het laat ook een solide audit trail achter. Fouten en vreemde transacties vallen op.

Accountafstemming

Behalve dat het eenvoudiger is om bankafschriften te combineren zonder door verschillende leveranciersnamen te hoeven zoeken voor werknemersnamen, is het afstemmen van accounts op het grootboek ook een schonere functie. De accountant kan de banktransacties koppelen aan de loonadministratie op het grootboek zonder door externe gegevens te hoeven waden.

Veiligheid

Omdat veel payrolltransacties elektronische overboeking (EFT) inhouden, biedt het een extra beveiligingslaag voor de andere bank- en spaarrekeningen van het bedrijf. Alleen specifieke personen hebben toegang tot de payroll-rekening en deze kan zo worden opgezet dat geldtransacties rechtstreeks van de hoofdrekening naar de payroll-rekening worden overgemaakt als dat nodig is.

Interne controles

De belangrijkste reden voor het hebben van een aparte payroll-account is voor interne controles. Een payrollbankrekening scheidt zowel fondsen als degenen die toegang hebben tot loonlijstfondsen. Een persoon die crediteuren moet afstemmen, is geen goede kandidaat voor het afhandelen van de salarisadministratie. Bij de boekhouding worden zowel plichten als de toegang tot bepaalde gebieden afzonderlijk beschermd voor controle en beveiliging om zowel het bedrijf als de werknemer te beschermen. Het instellen van rechten en privileges op basis van taken is inherent aan de boekhoudstructuur en vermindert fouten en potentiële diefstal of verduistering.