5 stappen naar het communicatieproces op de werkplek
Als eigenaar van een klein bedrijf, zult u waarschijnlijk het grootste deel van elke dag besteden aan communicatie - communiceren met uw werknemers, klanten, potentiële klanten, verkopers, evenals wie-weet-wie-anders. Het lijkt dus een slim idee om je geheugen op te frissen over de vijf stappen in het communicatieproces, zodat je je vaardigheden kunt aanscherpen. Elektrotechnisch ingenieur Claude Elwood Shannon publiceerde wat in 1948 bekend is geworden als 'de moeder' van alle communicatiemodellen in een wiskundig tijdschrift. Zijn ideeën leven voort, vermengd met een aantal hedendaagse uitdagingen, die eigenaren van kleine bedrijven vaak tegenkomen op de werkplek.
Formuleer een idee
Voor veel ondernemers is het formuleren van een idee voor een bericht de gemakkelijkste stap in het vijfstappenproces, omdat er een impuls is. Het bericht valt vaak onder de categorie "goed nieuws" (" Ik geef u een promotie! ") Of de niet-zo-goede nieuwscategorie (" Die ontevreden klant van u heeft opnieuw een klacht ingediend .")
Uitdaging voor de eigenaar van een klein bedrijf: zodra u iemands aandacht hebt getrokken, kan het verleidelijk zijn om ook andere zaken naar de tafel te brengen. Maar riskeer niet het verwateren of verwarrend maken van uw boodschap; vasthouden aan één thema en de focus er alleen op houden.
Codeer en ontwikkel het bericht
"Codering" is een andere manier om een idee te converteren of vertalen naar een bericht. Als je ooit hebt gedacht: "Ik weet wat ik wil zeggen; Ik weet gewoon niet hoe ik het moet zeggen, "dan zit je waarschijnlijk vast aan de codeerstap. Het kan lastiger zijn dan veel eigenaren van kleine bedrijven denken.
Uitdaging voor de eigenaar van een klein bedrijf: neem de tijd met deze belangrijke stap en, zoals schrijvers vaak doen, "praat" je je een weg door ruwe plekken. Kies je woorden zorgvuldig, selecteer duidelijke, directe woorden en termen. Verwees retorische vragen, die de ontvanger van uw bericht in verwarring kunnen brengen.
Bericht reist over een medium
Eerst moet u beslissen welk medium het meest geschikt is voor uw bericht voordat u het verzendt. De meeste communicatie vindt plaats via visuele of auditieve media. Beschouw een persoonlijke ontmoeting als een combinatie van die twee, die misschien ideaal is voor uw doeleinden, aangezien u uw woorden kunt versterken met non-verbale signalen.
Uitdaging voor de ondernemer: denk aan de omgeving waarin het medium zich bevindt. Het kan een correcte decodering van uw bericht belemmeren. Als een omgeving bijvoorbeeld extreem heet, luidruchtig of anderszins storend is, heroverweeg dan uw keuze.
Ontvanger ontvangt en decodeert bericht
Het lijdt geen twijfel dat dit de meest precaire stap in het communicatieproces kan zijn. En als u een persoonlijke ontmoeting met een medewerker of klant kiest, zult u zich dit feit waarschijnlijk realiseren, op het moment dat u een verwarrende blik over het gezicht van de ontvanger ziet.
Uitdaging voor de eigenaar van een klein bedrijf: onthoud dat u de focus plaatst waar deze hoort: op de interpretatie van de ontvanger van uw bericht. (Simpel gezegd, je was op jouw beurt, nu is hij van hem.) Hij kan vragen stellen terwijl hij probeert de boodschap te interpreteren, analyseren en begrijpen, maar niet altijd. Geef hem wat tijd om dat te doen.
Feedback van ontvanger vat het proces samen
Feedback is cruciaal voor het vijfstappencommunicatieproces omdat het helpt ervoor te zorgen dat een bericht goed wordt begrepen. In persoonlijke ontmoetingen kan feedback onmiddellijk worden weergegeven, wat een voordeel biedt. Een geschreven communicatie en reactie (zoals in een e-mail) kan de voorkeur hebben van eigenaren van kleine bedrijven die de tijdpers bepleiten. Maar tussen het potentieel voor vertragingen en verkeerd geïnterpreteerde woorden en de nadruk, kan het de beste bedoelingen van een ondernemer ondermijnen.
Uitdaging voor de eigenaar van een klein bedrijf: zelfs als uw ontvanger het erover eens is - altijd een goed teken - neemt u de extra stap door hem te vragen het opnieuw te formuleren voor uw eigen voordeel. Dit is een actieve luistervaardigheid, die wordt aangeprezen, omdat het communicatieonderbrekingen kan verzachten. Het was niet gemaakt door Claude Elwood Shannon, maar het is waarschijnlijk dat hij zijn rechtlijnige stijl zou hebben goedgekeurd. Hij wist, net als wie dan ook, hoeveel obstakels de "eenvoudige" tweewegsactiviteit van communicatie kunnen verstoren.