5 Procedures om de beveiliging van de salarisinformatie te waarborgen

De cruciale functie van de salarisadministratie in combinatie met de betrokken gevoelige werknemersinformatie betekent dat veiligheid een hoofdbekommernis is. Het type informatie en de manier waarop het wordt opgeslagen, speelt een rol bij het beschermen van de financiële informatie, juridische kwesties en persoonlijke informatie van uw werknemers.

Beveiligde fysieke omgeving

De fysieke indeling van de salarisadministratie heeft invloed op de beveiliging van de informatie. Alle fysieke kopieën van documenten die persoonlijke informatie bevatten, moeten te allen tijde worden geblokkeerd. Archiefkasten met sloten werken goed voor dit doel. Plaats de bureaus zodat de computerschermen niet zichtbaar zijn vanaf de deur of door degenen die in de buurt lopen. Houd de deuren naar het loonadministratiekantoor gesloten met toegang alleen voor loonlijstwerknemers en geautoriseerd management. Als documenten elders worden opgeslagen, kiest u een locatie waar u de documenten kunt opbergen met toegang alleen door bevoegd personeel.

Toegang beperken

Naast de fysieke voorzorgsmaatregelen moet een bedrijf richtlijnen opstellen voor toegang tot de salarisinformatie. Individuele werknemers hebben bijvoorbeeld doorgaans toegang tot hun eigen gegevens, maar andere werknemers zouden geen toegang moeten hebben tot de informatie van collega's. Bepaal wie toegang heeft tot de gegevens van elke medewerker en hoe de toegang wordt afgehandeld. Breng de specifieke informatie naar de werknemer in plaats van hem toe te staan ​​deze terug te halen. Toezicht terwijl de werknemer op de loonafdeling zit, is ook de sleutel tot het handhaven van de beveiliging.

Breng elektronische beveiliging tot stand

Aangezien het merendeel van de lonen elektronisch wordt afgehandeld, is de keuze van de software en de elektronische beveiliging van het bedrijf van essentieel belang. Uw bedrijf heeft een firewall nodig om uw computersystemen en databases te beschermen. Wachtwoordbeveiliging op alle computerstations biedt verdere elektronische beveiliging. Werk samen met de afdeling informatietechnologie of met een onafhankelijke consultant om uw beveiliging te upgraden en voer regelmatig controles uit om te zorgen dat het systeem goed werkt.

Standaardiseer externe verzoeken

Externe vragen voor looninformatie laten u openstaan ​​voor een mogelijke inbreuk. Hoewel crediteuren, hypotheekbedrijven en andere entiteiten met een financieel belang mogelijk contact met u opnemen, is er geen manier om te verifiëren wie zich daadwerkelijk aan de andere kant van de lijn bevindt. U kunt oproepen ontvangen om het inkomen van een werknemer te verifiëren of van schuldeisers die de lonen willen verspillen. Maak een standaardsysteem om schriftelijk over deze informatie te informeren. In het geval van een beslaglegging, moeten de juiste legale kanalen worden gevolgd. Train alle payrollmedewerkers op de juiste procedures voor het vrijgeven van persoonlijke informatie over werknemers.

Verwijdering op de juiste manier verwerken

Een kleinere hoeveelheid documenten en informatie bij de hand betekent minder kans op een inbreuk op de beveiliging. Beperk, indien mogelijk, het aantal bewaarde artikelen, tenzij dit om fiscale of auditredenen nodig is. Wanneer u wel degelijk van documenten af ​​raakt, is een goede verwijdering van essentieel belang. Stel richtlijnen op voor het omgaan met gevoelige documenten, waaronder veilige vernietiging van de materialen.