1099 Rapportagevereisten voor kleine bedrijven

De Internal Revenue Service vereist dat bedrijven indienen wat zij 'informatie-aangiften' noemen om belastingontduiking tegen te gaan. Een van hen, de W-2, vertelt de IRS het inkomen van een werknemer. Een andere, formulier 1099, meldt compensatie ontvangen door een leverancier of serviceprovider die niet is opgenomen, zoals een S-bedrijf, een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid of een eenmanszaak. Van de 17 soorten 1099-formulieren gebruiken kleine bedrijven - die door de IRS zijn gedefinieerd als ontvangende partijen met een bruto-opbrengst van $ 5 miljoen of minder - meestal de 1099-MISC-versie.

Achtergrond

Pogingen om de belastingkloof te dichten - het verschil tussen het gerapporteerde inkomen en het feitelijke inkomen - leidden in 2010 tot wetgeving die 1099 rapportageverplichtingen zou hebben aangescherpt. Voorzieningen volgens de senator Debbie Stabenow van de Amerikaanse overheid, Patient Protection en Affordable Care en de Small Business Jobs, zouden de 1099 papierwerklast van kleine bedrijven met 2000 procent hebben verhoogd. De Comprehensive 1099 Bescherming en terugbetaling van de terugbetaling van de Exchange Subsidy Overpayments Act van 2011, ondertekend door President Obama in april 2012, heeft de wijzigingen ingetrokken. Vanaf 2012 blijven 1099 regels zoals oorspronkelijk geschreven onder de Internal Revenue Code 6041 (a).

Wat te melden

Volgens de IRS gebruikt u een 1099-MISC-formulier om betalingen te rapporteren voor services - niet voor goederen - die zijn gerelateerd aan het besturen van uw bedrijf of transactie, nooit voor persoonlijke betalingen en alleen aan niet-opgenomen leveranciers wanneer u ze ten minste $ 600 hebt betaald een bepaald jaar. Bijvoorbeeld, het betalen van $ 800 om nationale keten American Computers, Inc. te hebben, om software te installeren op uw informatietechnologiesysteem zou niet worden gerapporteerd. Om John Doe IT Services, een onafhankelijke contractant, hetzelfde werk voor dezelfde prijs te laten doen, zou een 1099-MISC nodig zijn. Als u echter een nieuwe server van John Doe IT Services zou kopen, zou u geen 1099 indienen omdat u een product hebt gekocht en geen service.

Wie

De IRS-test om te bepalen of betalingen in aanmerking komen voor 1099-MISC-rapportage heeft vier voorwaarden: geen werknemer; betaling toegepast op services gedaan voor uw bedrijf of handel; de betaling ging naar een partnerschap, een persoon, een naamloze vennootschap of een nalatenschap, en de betalingen die gedurende het jaar werden gedaan bedroegen $ 600 of meer. Voorbeelden van honoraria die een rapportage van 1099 vereisen, omvatten die welke worden betaald aan architecten, ingenieurs, advocaten, aannemers en landschapsarchitecten. Elke vergoeding die wordt betaald nadat een werknemer is overleden, moet worden gemeld aan de begunstigde of de nalatenschap van de werknemer met behulp van een 1099-MISC. Om uw 1099s te voltooien, hebt u het identificatienummer van de belastingbetaler nodig voor elke leverancier zonder rechtspersoonlijkheid waarvan u services hebt gekocht. Anders moet u 28 procent van het transactiebedrag achterhouden en naar de IRS verzenden.

Filing

Bedrijvenbestand Kopieert A van de 1099-MISC naar de IRS en kopie B naar de entiteit of persoon die is betaald. U kunt uw 1099s e-archiveren of mailen naar de IRS. Download de formulieren echter niet van de IRS-website omdat ze niet kunnen worden gescand. U moet ze bestellen door te bellen naar 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) of via www.irs.gov/Businesses/Online-Ordering-for-Information-Returns-and-Employer-Returns. Het indienen van niet-scanbare formulieren kan een straf veroorzaken. Voor het belastingjaar 2012 dient u uw 1099 kopie A's vóór 28 februari 2013 in of als u e-archiveert, vóór 1 april. Bij het indienen van papieren formulieren moet u formulier 1096, 'Jaaroverzicht en verzending van Amerikaanse informatieretouren' opnemen. Elke onderneming die 250 of meer 1099-MISC's archiveert, moet een e-bestand hebben. Tenzij u betalingen meldt in vak 8 - "vervangende betalingen in plaats van dividenden of rente" - of vak 14 - "bruto opbrengsten betaald aan een advocaat" - stuur Kopie B's vóór 31 januari 2013. Kopieer B's die box 8 bevatten of 14 betalingen moeten vóór 15 februari 2013 worden verzonden.

sancties

Nieuwe, hogere straffen geïntroduceerd met de Small Business Jobs Act blijven van kracht per 1 januari 2011. Een minimumbesparing van $ 250 per 1099 ingediend met wat de IRS-termen "opzettelijk negeren" om accurate informatie te geven, is nu van toepassing. Te laat indienen, maar binnen 30 dagen na de deadline loopt een first-tier boete op van $ 30 per 1099, met een maximum van $ 75.000 voor kleine bedrijven. Als u meer dan 30 dagen te laat komt, maar vóór 1 augustus een boete van $ 60 tot $ 200.000 in totaal genereert, terwijl u niet deponeert, of na 1 augustus indienen kost u $ 100 per formulier tot $ 500.000.